Documents obligatoires
Certains documents sont obligatoires pour toute entreprise à partir du premier salarié, et ces obligations évoluent en fonction de la taille de votre structure.
Fidem Conseil se charge d'élaborer vos documents obligatoires et vous gagnez en temps et en sérénité !
> Dès le 1er salarié :
- Panneau d'affichage
- DUER (document unique d'évaluation des risques)
- Registre du personnel
> À partir de 11 salariés :
- Élections des représentants du personel (L2311-1 à L2324-4)
> À partir de 20 salariés :
- Règlement intérieur (L1321-1 à L1321-4 et R1321-1)
> À partir de 50 salariés :
- Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (L4742-1 et R4613-8)
- Accord de participation (D3323-12)
Le registre du personnel est obligatoire dès la première embauche et quel que soit l'effectif de l'établissement.
Contenu :
L'employeur doit obligatoirement y inscrire les informations suivantes, dans l'ordre des embauches, concernant chaque salarié :
> Identification du salarié : nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité
> Carrière : emplois, qualifications, date d'entrée et de sortie de l'entreprise
> Type de contrat : par exemple, contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, contrat d'insertion professionnelle, contrat à durée déterminée, travail à temps partiel, mise à disposition par un groupement d'employeurs, mise à disposition par une entreprise de travail temporaire (intérim)...
> Pour les travailleurs étrangers : type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail
> Pour les stagiaires : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire, à indiquer dans une partie spécifique (pour ne pas les confondre avec les salariés)
Ce registre peut être tenu sur support numérique.
Le personnel doit y être inscrit par ordre chronologique des embauches et de façon indélébile.
Sanctions :
En cas de contrôle, le registre du personnel doit pouvoir être présenté.
Registre absent, mentions erronées ou incomplètes, la sanction est identique : l’employeur aura à s’acquitter de l’amende prévue pour les contraventions de la 4e classe (750 € au plus pour les personnes physiques, 3 750 € au plus pour les personnes morales), appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.
LE REGISTRE
DU PERSONNEL
LE DOCUMENT UNIQUE D'ÉVALUATION DES RISQUES (DUER)
Le Document Unique d’Évaluation des risques (DUER) ou Document Unique (DU) est la transposition, par écrit, de l'évaluation des risques, imposée à tout employeur par le Code du travail.
C’est un élément du cycle de la démarche de prévention :
> Préparation de la démarche (méthodes, objectifs…)
Évaluation des risques et rédaction du DU
> Élaboration du programme d’actions de prévention
> Réalisation des actions planifiées
> Réévaluation des risques suite aux actions menées
Intérêt :
> Définir un programme d’actions de prévention découlant directement des analyses et évaluations qui auront été effectuées
> Réduire le nombre et la gravité des accidents du travail et des maladies professionnelles
Un document vivant : Le mettre à jour régulièrement et après résolution de problèmes identifiés
Obligation de l'employeur : Il s'impose à tout employeur dès le premier salarié
Sanction : L'absence de document unique, en cas de contrôle de l'inspection du travail, peut être sanctionnée de 3 750 euros d'amende et de 9 000 euros en cas de récidive (article 4741-1 du CT).
Accessibilité : Le document unique doit être tenu à la disposition
> du Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail
> des délégués du personnel
> des salariés
> du médecin du travail
> de l'inspection du travail
> des agents des services prévention des organismes de la Sécurité sociale
> des inspecteurs d’Accidents de travail de la Sécurité sociale
> du Procureur de la République en cas d'accident du travail
> des organismes professionnels d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail
Le règlement intérieur est obligatoire dans les entreprises dont l'effectif est supérieur ou égal à 20 salariés. (art L1311-1 et L 1311-2 C Trav)
Le règlement intérieur s'impose à tous les salariés de l'entreprise, même s'ils ont été embauchés avant sa mise en application.
Les dispositions du règlement intérieur doivent être conformes aux dispositions des lois, règlements et conventions collectives applicables. ( L 1321-1 C Trav)
Le règlement intérieur doit contenir exclusivement les informations concernant :
> les mesures d'application de la réglementation en matière de santé et de sécurité dans l'entreprise ou l'établissement,
> les conditions dans lesquelles les salariés peuvent être appelés à participer, à la demande de l'employeur, au rétablissement de conditions de travail protectrices de la santé et de la sécurité des salariés, dès lors qu'elles apparaîtraient compromises,
> les règles générales et permanentes relatives à la discipline (art L1321-1 et L 1321-2 C Trav)
> les dispositions relatives aux garanties de procédure prévues pour le salarié si l'employeur envisage une sanction disciplinaire,
> les dispositions relatives aux droits de la défense des salariés et au harcèlement moral et sexuel.
Une sanction ne peut être prononcée contre un salarié que si elle est expressément prévue par le règlement intérieur, notamment quant à ses modalités.
Les dispositions du règlement ne peuvent entraîner de discrimination ou d'inégalité entre salariés.
Toute autre disposition doit en être exclue.
LE RÈGLEMENT
INTÉRIEUR
Quelle que soit la taille de l'entreprise, l'employeur doit obligatoirement afficher, sous peine d'amende, des informations obligatoires, dont certaines dépendent du nombre de salariés.
Ces informations doivent par ailleurs se trouver en des lieux accessibles à tous pour être visibles par tous.
Affichage obligatoire dans toutes les entreprises :
> Adresse, nom et téléphone de l'inspecteur du travail compétent (D4711-1)
> Adresse et numéro de téléphone du médecin du travail (D4711-1)
> Adresse et numéro de téléphone des services d'urgence (D4711-1)
> Consigne de sécurité d'incendie (R4227-34 à R4227-38)
> Conventions ou accords collectifs de travail (L2262-5, R2262-1 à R2262-3)
> Egalité professionnelle et salariale entre hommes et Femmes (R3221-2)
> Horaires collectifs de travail (L3171-1 , D3171-2 à D3171-3)
> Repos hebdomadaire (R3172-1 à R3172-9)
> Congés payés (D3141-6)
> Harcèlement moral (L1152-4)
> Harcèlement sexuel (L1153-5)
> Lutte contre la discrimination à l'embauche (L1142-6)
> Interdiction de fumer (R3511-6 du code de la santé publique)
> Interdiction de vapauter (décret n° 2017-633 du 25 avril 2017)
> Panneaux réservés aux organisations syndicales (L2142-3 et suivants)
